Theo công văn số 8328/BGDĐT- GDTrH của Bộ Giáo dục và Đào tạo, kỳ thi Cấp Huyện “Cuộc thi giải toán qua Internet Violympic” được hướng dẫn tổ chức theo bảng A và Bảng B, để tổ chức kì thi cấp Huyện đạt hiệu quả, các đơn vị cần lưu ý một số nội dung trong hướng dẫn sau:

1. Lựa chọn vòng thi và thời gian thi:

+ Các Huyện trong tỉnh thuộc bảng A tổ chức thi cấp Quận, Huyện ở vòng thi số 15. Thời gian tổ chức thi: Từ 8h ngày 06/3 đến 17h ngày 11/3/2013 (Tránh tổ chức thi vào ngày chủ nhật vì không có kỹ thuật hỗ trợ).

+ Các Quận, Huyện có thể chọn chia ca thi (theo hướng dẫn trong công văn số 8328) hoặc không chia ca thi, tùy theo điều kiện tổ chức của Quận, Huyện.

+ Khi tổ chức thi các Quận, Huyện phải đảm bảo việc lập danh sách thi, hội đồng thi, tổ chức thi, tạo mã thi như hướng dẫn.

+ Sau 17h ngày 11/03/2013 vòng thi số 15 được mở tự do, học sinh toàn quốc đều có thể vào thi.

+ Bảng A gồm 21 tỉnh (thành phố) sau: Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Cần Thơ, Thái Bình, Nam Định, Ninh Bình, Hà Nam, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Khánh Hoà.

2. Tạo mã thi cấp Huyện và quản lý mã thi

- Ban tổ chức cấp huyện, cử cán bộ vào đăng ký thành viên trên trang http://violympic.vn với đối tượng là giáo viên (có thể cử cán bộ phụ trách theo cấp học) sau đó vào tạo mã số dự thi cấp huyện, tỉnh, cho địa phương mình. Cán bộ được giao nhiệm vụ tạo mã thi cấp huyện và cấp tỉnh, phải đăng ký thông tin với ban tổ chức cấp toàn quốc trước, mã thi mới có hiệu lực.

- Mỗi ca thi phải tạo 2 mã, một mã chính và một mã phụ: Ca 1: mã chính ….; mã phụ ….; ….; Ca 4: mã chính ….; mã phụ …. .

- Người được giao trách nhiệm tạo mã cho vòng thi cấp huyện, của địa phương phải hoàn toàn chịu trách nhiệm ghi nhớ và bảo mật mã thi.

- Mã số dự thi của đơn vị nào chỉ có tác dụng cho học sinh của đơn vị đó.
+ Kỳ thi cấp Huyện có thể tổ chức thành nhiều ca thi, nhiều đợt thi vào các thời điểm khác nhau (tuỳ thuộc vào cơ sở vật chất của mỗi Huyện).

Các bước tạo mã thi và quản lý mã thi như sau:


Bước 1: Đăng nhập tài khoản giáo viên trên violympic.vn. Nếu chưa có tài khoản, đăng ký thành viên trên violympic.vn, chú ý chọn mục “Đối tượng” là “Giáo Viên”.

Bước 2: Sau khi đăng nhập tài khoản trên violympic.vn, truy nhập mục “Thi các cấp” trên thanh công cụ.

Bước 3: Chọn mục “TẠO MÃ CHO HUYỆN”.

Bước 4: Chọn thông tin về trường (bắt buộc) vào các ô có dấu (*)

Bước 5: Nhấn nút “Tạo mã” để khởi tạo mã số.

Bước 6: Sau khi mã số được khởi tạo, cần chọn “Chấp nhận” để hệ thống hoàn tất việc tạo mã. Khi đó mã vừa tạo mới có hiệu lực.

Lưu ý: Với mỗi khối lớp nên có một mã thi riêng giúp thuận lợi cho việc thống kê kết quả thi của các khối lớp sau này. Ghi rõ mã thi tương ứng với từng khối lớp, tránh học sinh khối này thi mã thi của khối thi khác. Ngoài ra, cán bộ phụ trách mã cần tạo mã dự phòng để thay thế trong trường hợp mã thi chính gặp sự cố.

Bước 7: Quản lý mã thi đã được khởi tạo, cán bộ cần nhập mã số vào ô “Quản lý mã” và chọn “Mở mã” trước khi thí sinh bắt đầu thi hoặc chọn “Khóa mã” khi thí sinh đã hoàn thành kỳ thi.

Trước khi giờ học sinh bắt đầu vào thi, cán bộ phụ trách mã đăng nhập vào tài khoản giáo viên của mình, vào mục “Thi các cấp”, tiểu mục “Tạo mã thi cho Huyện”, nhập từng mã đã tạo vào ô Quản lý mã và ấn nút “Mở mã”.

Sau khi kết thúc buổi thi, Cán bộ quản lý mã phải lập tức đăng nhập vào tài khoản giáo viên của mình, vào mục Thi các cấp, tiểu mục Tạo mã thi cho Huyện, nhập từng mã thi vào ô Quản lý mã và ấn nút “Khóa mã”.

Lưu ý:
- Cán bộ quản lý mã, khi tạo mã nên lưu lại các mã đã tạo vào một file word để khi mở mã hoặc khóa mã chỉ cần copy từ file word vào ô quản lý mã là được, đảm bảo mã nhập vào là chính xác nhất.
- Trước khi cung cấp mã thi cho học sinh để bắt đầu vòng thi, các giáo viên phụ trách cần kiểm tra thông tin của học sinh trên tài khoản tại violympic.vn về khối lớp học, về cấp học (Tiểu học, THCS, THPT, đặc biệt là tại những khu vực dùng chung 1 tên cho các cấp học)…
+ Thông tin chi tiết có thể truy cập vào mục Hướng dẫn tạo mã thi các cấp tại http://violympic.vn/Page_Support.aspx

3. Chọn và lập danh sách học sinh dự thi Cấp Tỉnh


- Học sinh được chọn dự thi Cấp Tỉnh phải là thành viên của ViOlympic và đã thi vượt qua tất cả các vòng thi trước vòng thi Cấp Quận/Huyện.

- Học sinh được chọn dự thi Cấp Tỉnh phải vượt qua vòng thi cấp Quận/Huyện và tất cả các vòng thi trước vòng thi cấp Tỉnh.

- Họ và tên học sinh phải đúng với danh sách học sinh của lớp (Lưu ý tên học sinh trên ViOlympic phải gõ tiếng Việt có dấu).

- Lập danh sách học sinh, phòng thi, đợt thi (theo mẫu đính kèm trong file word).

- Đội tuyển lớp 5, 9 và 11 của tỉnh dự thi cấp toàn quốc do sở GDĐT thành lập, mỗi đội tuyển tối thiểu là 10 học sinh, tối đa là 20 học sinh.

4. Kiểm tra máy tính và đường truyền Internet

+ Kiểm tra đường truyền internet có truy cập được website http://violympic.vn hay không?

+ Kiểm tra máy tính đã cài phần mềm Adobe Flash Player hay chưa?

+ Kiểm tra máy tính đã cài trình duyệt Google Chrome đảm bảo hay chưa? (Khuyến cáo: http://violympic.vn sử dụng tốt nhất bằng trình duyệt Google Chrome) Nếu máy báo "Không kết nối được với máy chủ" và có bài thi không hiển thị thì máy đang thiếu phần mềm Adobe Flash Player (có thể đã cài nhưng chưa hoàn tất việc cài đặt). Khi đó cần vào mục "Trợ giúp" để xem hướng dẫn cài đặt.

- Nếu học sinh đang thi mà máy bắt truy cập lại hoặc không công nhận kết qủa làm bài và bắt thi lại thì lỗi có thể là do trình duyệt (xem hướng dẫn cài đặt trong mục "Những điều cần biết"), hoặc do đường mạng không đảm bảo (mạng kết nối không liên tục, chỉ cần gián đoạn một vài giây là hệ thống không chấp nhận kết quả thi).

5. Tổ chức thi

- Cách bố trí phòng thi: Tùy vào điều kiện cơ sở vật chất của các cấp. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo các điều kiện: Khoảng cách giữa hai học sinh ngồi với nhau tối thiểu 1,5m, mỗi phòng thi không quá 30 học sinh.

- Trước giờ thi chính thức 30 phút, Chủ tịch Hội đồng thi giao mã số thi cho giám thị các phòng thi. (Trước giờ thi 5 phút, Chủ tịch Hội đồng hay người quản lý mã thi phải đăng nhập vào mở mã)

- Trước giờ thi chính thức 5 phút, giám thị viết mã số thi rõ ràng trên bảng để các thí sinh biết và đăng nhập,vào thi, nhập mã số thi. (Lưu ý học sinh phải nhập chính xác mã số thi được cung cấp thì mới có tên trong danh sách mã thi của trường và kết quả đó mới được công nhận).

- Giờ bắt đầu làm bài được tính từ khi thí sinh đầu tiên trong hội đồng thi đó làm bài.

- Khi học sinh làm xong cả 3 bài thi, giám thị kiểm trên màn hình máy tính của học sinh nếu đã có câu “ Chúc mừng bạn đã hoàn thành bài thi” thì giám thị cho học sinh ký nhận đã hoàn thành bài thi. (Sau khi có câu chúc mừng hoàn thành bài thi, giám thi đến bấm vào mục Kết quả để xem điểm thi của học sinh, ghi vào biên bản và cho học sinh ký nhận).

- Trong quá trình thi nếu Giám thị phát hiện học sinh có hiện tượng dùng hai tài khoản trên cùng một máy, sử dụng phần mềm không hợp lệ. Giám thị yêu cầu học sinh ngừng làm bài, kiểm tra và lập biên bản nếu cần thiết.

- Khi hết giờ thi, giám thị kiểm tra đầy đủ chữ ký xác nhận của các học sinh trong danh sách phòng thi, đồng thời tất cả giám thị ký xác nhận ở dưới danh sách phòng thi. Sau đó, giám thị nộp danh sách phòng thi cùng các biên bản (nếu có) cho Hội đồng thi. Khi hết giờ thi, người quản lý mã phải vào khóa mã thi.

- Kết quả thi của học sinh được Ban Tổ chức lưu lại thông qua phần thống kê kết quả thi bằng mã. Người tạo mã đăng nhập và vào mục “Thi các cấp”, chọn phần “Thống kê kết quả thi”, nhập mã số thi và nhấn vào “Thống kê” để biết kết quả của các học sinh thi bởi mã số này).

- Khi một đợt thi kết thúc, BTC cấp các cấp phải khóa mã thi của đợt đó để các em không thể sử dụng được mã đó thi tiếp sau này, bằng cách: cán bộ đã tạo mã phải Đăng nhập và vào “Thi các cấp” vào mục “Quản lý mã”, để (Khóa mã)”.

6. Cho phép học sinh mang vào phòng thi những gì?

+ Giấy nháp chưa viết, bút chì, com pa, thước kẻ, bút mực, bút bi.

+ Máy tính cầm tay không có bộ nhớ văn bản.

+ Học sinh Tiểu học không được phép mang máy tính cầm tay vào phòng thi

7. Số lần thi trong phòng thi

- Học sinh chỉ được thi một lần duy nhất. Trong trường hợp xảy ra sự cố (máy tính trục trặc, mất điện, lỗi đường truyền ...) học sinh được phép thi lại nhưng phải có biên bản của giám thị phòng thi theo mẫu đính kèm trong file word.

- Với mỗi học sinh số biên bản bằng số lần thi trừ 1.

- Giám thị cần đảm bảo tổng thời gian làm bài của thí sinh tối đa là 60 phút (không tính khoảng thời gian xử lí sự cố)

8. Số học sinh của đội tuyển từng lớp


Số học sinh đội tuyển từng lớp do BTC mỗi Huyện trực tiếp quy định

9. Xếp hạng học sinh theo từng khối lớp

Theo Thể lệ sẽ sắp thứ hạng học sinh theo chỉ số thứ nhất là điểm thi. Trong trường hợp các học sinh bằng điểm nhau mới xét đến chỉ số thứ hai là thời gian làm bài. (Cả hai chỉ số này đều được hệ thống công nghệ xét tự động, BTC các cấp dựa vào thống kê trên Website để lưu lại trên bản cứng).

Đặc biệt lưu ý:

- Để kiểm tra số ID của học sinh trong phòng thi (đề phòng học sinh thi thử bằng tên đăng nhập khác và thi thật bằng tên đăng nhập với ID trong danh sách – đây là một cách gian lận thường gặp), khi học sinh đã đăng nhập vào trang web ViOlympic, giám thị coi thi cần đối chiếu số ID hiển thị ngay cạnh tên của học sinh với số ID trong danh sách dự thi.

Nếu ID của học sinh khác ID trong danh sách đăng ký dự thi thì nick thi đó của học sinh không hợp lệ.

Các Trường tổ chức thi sử dụng hai biểu mẫu dưới đây để phục vụ quá trình thi:

Mẫu Danh sách thi Cấp Quận/Huyện               Mẫu Biên bản xử lý sự cố

Ban tổ chức